Edital para Apresentação de Candidaturas para o Congresso Anual da SBFTE 2024

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A) Informações Gerais
Este documento serve como guia para apresentação de proposta formal para sediar o Congresso de 2024 da SBFTE, detalhando os requisitos para a sua organização. Entende-se que a Comissão Organizadora Local, ao encaminhar uma proposta formal nos moldes aqui previstos, aceita os princípios e os procedimentos sugeridos pela SBFTE e que trabalhará em conjunto com a Sociedade imediatamente após a aprovação da candidatura.
A candidatura é vista como uma parceria entre a SBFTE e um Comitê Organizador Local que deve cooperar estreitamente no planejamento e execução do evento. Vários aspectos da organização efetiva do Congresso (e.g., obtenção de financiamento de agências de fomento nacionais -CNPq, CAPES – e definição de valores de taxas de inscrição) ocorrerão com o auxilio dos membros da Diretoria e do Conselho Deliberativo da SBFTE.
As candidaturas recebidas serão analisadas pela Diretoria e Conselho Deliberativo da SBFTE. Se necessário, informações adicionais para substanciar a decisão poderão ser solicitadas aos Comitês Locais inscritos. A SBFTE reserva-se o direito de não aceitar candidaturas, caso as apresentadas não demonstrem clara viabilidade de execução. O Comitê Local da candidatura vencedora disporá de um espaço na Assembleia-Geral do Congresso da SBFTE de 2023 para apresentar as linhas gerais da organização e execução do Congresso 2024.
A apresentação de candidaturas será feita de acordo com as seguintes etapas:
1. O Comitê Local demonstrará interesse em sediar o Congresso de 2024, provendo informações mínimas para permitir que a Diretoria e o Conselho Deliberativo possam avaliar se a viabilidade da proposta e sua adequação ou não para ser encaminhada em maiores detalhes (ver documentos necessários e prazos no Cronograma abaixo).
2. As candidaturas aprovadas nessa primeira fase deverão apresentar na sequência o Documento formal da Candidatura e detalhamento da proposta (ver documentos necessários e prazos no Cronograma abaixo).

B) Informações para a composição da Carta-Proposta
A carta deverá conter, em no máximo duas páginas A4, as seguintes informações:
1. razões pelas quais o Congresso da SBFTE deva ser realizado no local sugerido,
2. estimativa inicial de infraestrutura para realização do congresso no que se refere à local do Congresso, acomodações, facilidade de acesso a participantes, transporte, etc.,
3. existência de contrapartidas (incluindo financeiras) e diferenciais locais.
A carta deverá ser enviada por email para a Secretaria da SBFTE (sbfte@sbfte.org.br) até o prazo estipulado (ver prazos no Cronograma abaixo).

C) Informações para a composição do Documento Formal de Candidatura1. Informações da localização proposta para o Congresso (cidade, estado, bairro, dados do centro de convenções etc.).
2. Datas propostas e previsão do tempo de duração do congresso (considerar a melhor época em termos de custos, disponibilidade de acomodações, temperatura, pluviometria, tec.). Levar em consideração que, normalmente, o Congresso Anual da SBFTE tem sido realizado entre os meses de outubro/início de novembro e sua duração tem sido de 4 dias.
3. Capacidade de formação de um Comitê de Organização Local
a. Experiência prévia do grupo indicado em organizar eventos e congressos,
b. Expertise e vantagens/diferenciais do grupo indicado em pesquisa nas áreas básica e clínica,
c. Apoio institucional, de agências de fomento e/ou empresas locais previstos.
4. Local do Congresso
a. Capacidade total de participantes,
b. Capacidade e número das salas,
c. Áreas de convivência e salas pequenas para encontros localizados,
d. Área para pôster e número de pôsteres a serem acomodados (considerar número médio de pôsteres até 500-600),
e. Área para fornecedores: número e tamanho dos stands,
f. Serviços de suporte ao local do Congresso, incluindo multimídia, lanches, telefones, internet, etc.
5. Arranjos para viagem e deslocamento
a. Entre Aeroporto e Hotel,
b. Transporte terrestre.
6. Hotéis
a. Preço e qualidade; número de quartos disponíveis; distância do local do Congresso; distância do aeroporto mais próximo.
7. Facilidade de acesso de estudantes.
a. Quais arranjos podem ser feitos para encorajar a participação de estudantes? (acomodações baratas, taxas de inscrição diferenciadas, bolsas-viagem, etc.)
8. Custos e Recursos
a. Custo estimado do Congresso e fontes de financiamento
i. Fontes Locais,
ii. Fontes Nacionais (lembrando que solicitações a CNPq, e CAPES são de responsabilidade da Diretoria SBFTE juntamente com Comitê Organizador),
b. Inscrições.
9. Outras informações relevantes
10. Nomes, instituição de origem e e-mail de contato da Comissão Organizadora Local.

D) Cronograma do Edital

23/05/2023 – Divulgação deste documento no site da SBFTE e informação aos sócios
30/06/2023 – Data-limite para recebimento (via email sbfte@sbfte.org.br) de Cartas- Proposta
31/07/2023 – Divulgação das Cartas-Propostas pré-selecionadas
28/08/2023 – Data-limite para recebimento do Documento Formal de Candidatura
27/09/2023 – Divulgação da candidatura vencedora